Wichtigkeit der Lieferzeit: die Wiederbeschaffungszeit

Willkommen zurück zum zweiten Teil unseres BLOGs über die Wichtigkeit von Lieferzeiten!

Letzte Woche haben wir darüber gesprochen, wie kompliziert es eigentlich ist, Ihr Lieferantenmanagement im Griff zu haben. Wir erwähnten einige potenzielle Gefahren, wenn man dies vernachlässigt und erklärten abschließend, dass das, was wir "Lieferzeit" nennen, eigentlich nur eine Stufe von etwas ist, das "Wiederbeschaffungszeit" (WBZ) genannt wird.

Wenn Sie das nicht bereits gelesen haben, können Sie es hier nachholen. Ansonsten... lassen Sie uns gleich eintauchen!

Was genau ist also die Wiederbeschaffungszeit? Die Definition von SAP lautet: Es "ist die Dauer in Arbeitstagen, die ausreicht, um eine (angemessene) Menge eines Materials zu beschaffen oder zu produzieren. ... Bei fremdbeschafften Materialien entspricht die Wiederbeschaffungszeit der Bearbeitungszeit der Einkaufsabteilung zuzüglich der Planlieferzeit und der Wareneingangsbearbeitungszeit.

Ganz allgemein könnte man sich als die WBZ als die Zeit vorstellen, die von der Bestellung (Auftragseingang) bis zur tatsächlichen Verfügbarkeit des Materials für Sie vergeht. Es ist nicht die Zeitspanne, bis der Lieferant bei Ihnen mit dem Material am Tor erscheint, nicht, bis die Materialien IN Ihrem Lager stehen und darauf warten, geprüft oder organisiert zu werden, und nicht, bis sie bereits in Ihrem System sichtbar sind aber noch nicht genutzt werden kann.

Gut, nachdem das nun geklärt ist, wie können Sie die WBZ berechnen, wenn sie so viele kleine Schritte umfasst?

Wenn Sie die WBZ für einen neuen Lieferanten oder einen, mit dem Sie erst ein paar Mal zusammengearbeitet haben, wissen wollen, wird die Zahl der WBZ noch ungenau und schwankend sein. In diesen Fällen müssen Sie mit den Informationen, die der Lieferant Ihnen gibt, und/oder mit geschätzten Werten arbeiten.

Selbst wenn Sie schon lange mit einem Lieferanten zusammenarbeiten, d.h. Sie können die Informationen aus früheren Bestellvorgängen verwenden, könnten diese immer noch nicht so genau sein. Sie müssen bedenken: Wenn Ihr Lieferant vor einigen Jahren innerhalb von 4 Tagen geliefert hat und jetzt zwischen 7 und 8 Tagen braucht, können Sie nicht einfach alle diese Daten nehmen und mit einem schönen Durchschnittswert weiterarbeiten. Älteren Daten müssten demnach “diskontiert” werden” , d.h. sie dürfen nicht so stark ins Gewicht fallen, weil diese Daten im wahrsten Sinne des Wortes “veraltet” sind. Sie spiegeln wahrscheinlich nicht mehr den aktuellen Prozesszustand des Lieferanten dar (die Konsistenz muss berücksichtigt werden). Denken Sie alleine wie die Welt vor 2 Monate aussah, kurz vor dem 2. Lockdown, oder vor einem Jahr… Der beste Weg, dies zu tun, ist die Verwendung der richtigen statistischen Methode je nach Ihrem Fall.

In den meisten ERP-Systemen (wenn Sie SAP, NAV oder SAGE einsetzen, ist dies sehr wahrscheinlich Ihr Fall) ist die WBZ ein einfaches Eingabefeld, das von jemandem in der Einkaufsabteilung "von Hand" ausgefüllt wurde, wenn Sie eine Geschäftsbeziehung mit einem neuen Lieferanten eingegangen sind. Bedenken Sie, dass Sie zu diesem Zeitpunkt noch keine Daten über den Lieferanten hatten, also ist diese Information nichts weiter als eine (hoffentlich) "fundierte Vermutung", wie lange die WBZ wahrscheinlich sein wird. Das Gefährliche daran ist, dass all die ausgeklügelten Planungs- und Prognose-Algorithmen sowie Berechnungen für Ihre Produktion (Mitarbeitereinsatzplanung, Auslastung der Maschinen usw.), die das ERP-System durchführt, auf dieser “Vermutung” basieren.

Nachdem Sie das nun wissen, sind dies die Faktoren, die Ihre WBZ beeinflussen und die Sie daher für die Berechnung benötigen:

Vorbereitende Maßnahmen für die Beschaffung: Dies wird wahrscheinlich je nach Unternehmen unterschiedlich aussehen, aber denken Sie an alles, was bereit sein muss, um mit dem Verfahren zu beginnen. Bestimmen Sie, welches Material oder welche Materialien Sie bestellen müssen, wie viel und von welchem Lieferanten. Berücksichtigen Sie Ihre internen Prozesse und die mögliche Bürokratie, die erledigt werden muss, bevor die Einkaufsabteilung die Bestellung schließlich aufgeben kann.

Die Produktionszeit Ihres Lieferanten: Hat Ihr Lieferant die Materialien auf Lager oder muss er sie erst produzieren oder herstellen, bevor er sie an Sie liefern kann? War Ihr Lieferant in der Vergangenheit mit den vereinbarten Zeitangaben verlässlich? Diese Fragen müssen Sie in diesem Schritt berücksichtigen.

Qualitätskontrollen: Dies gilt sowohl für den Lieferanten als auch für Ihr Unternehmen. Da Sie jedoch keine detaillierten Informationen über die internen Prozesse des Lieferanten haben, werden Sie in der Regel nur Daten über die "Produktions"- und "Liefer"-Zeiten zur Verfügung haben, mit denen Sie arbeiten können. ABER Sie können tief in die Prozesse Ihrer eigenen Wareneingangsprüfung eindringen, um nicht nur Daten zu haben, mit denen Sie arbeiten können, sondern auch, um diese Schritte optimieren zu können.