Digitale Beschaffung

Über 60 % der Unternehmen nutzen keinerlei digitale Unterstützung in Ihrer Beschaffung.

Über 60 % der Unternehmen nutzen keinerlei digitale Unterstützung für die Workflow-Zuordnung und/oder das Lieferantenmanagement. Viele oder eher die meisten Unternehmen sind noch in der Excel-Welt gefangen. Excel als E-Procurement System zu verwenden, bringt einige Herausforderungen mit sich.

Von Zusammenarbeit in Echtzeit kann man nicht sprechen, wenn man mit Excel arbeitet. Es erschwert eher die Zusammenarbeit. Sobald eine Excel-Tabelle von mehreren Personen verwendet wird, geht es mit den Inkonsistenzen und Datenverlusten schon los. Es erfordert sehr viel Engagement seitens der Nutzer nur um die Datei „sauber“ zu halten.

Eine aktuelle Umfrage des Bundesverband Materialwirtschaft, Einkauf und Logistik e.V. (BME) zeigt deutlich, dass die Digitalisierung ganzer Wertschöpfungs- und Lieferketten den Unternehmen alles abfordert. Jedoch, immer mehr Unternehmen würden die Notwendigkeit des Einsatzes elektronischer Lösungen in Einkauf, Logistik und Supply Chain Management erkennen.

Die zunehmende Digitalisierung trifft also auch den Bereich Beschaffung. Beschaffung beschreibt alle Tätigkeiten eines Unternehmens die sich mit der Beschaffung von Gütern aller Art, aus Unternehmen externen Quellen, beschäftigt. Das oberste Ziel dabei ist die langfristige Sicherstellung einer ausreichenden Versorgung zu einem möglichst geringen Preis.

Mit „digitale Beschaffung“ ist also nicht die Führung von Excel-Listen für die Verwaltung von Lieferanten und Bestellungen gemeint.

Nichtsdestotrotz befindet sich die digitale Beschaffung noch in einer digitalen Experimentierphase. Laut des Unternehmens Procurement Leaders haben weniger als 10% der befragten Unternehmen Beschaffungslösungen die auf Schlüsseltechnologien wie Big Data, IOT oder serverloser Architektur beruhen.

Der gängige Name für eine elektronische Aufstellung der Beschaffung lautet „E-Procurement“. Der Bestellvorgang wird dabei über digitale Plattformen mithilfe von Netzwerktechnologien abgewickelt.

Procurement Leaders schätzt weiterhin, dass die 500 umsatzstärksten Konzerne der Welt mit der Anwendung eines kompletten E-Procurement Systems bis zu 86 Milliarden Dollar einsparen können.

Für ein funktionierende digitale Beschaffung muss diese mit dem Enterprise-Resource-Planning (ERP) Tool und damit mit allen relevanten operativen und strategischen Vorgängen des Unternehmens verknüpft sein.

Bevor in neuen Technologien investiert wird, muss eine durchgängige Vernetzung der einzelnen Bereiche eines Unternehmens erfolgen.

Informations-Silos abschaffen ist also die erste Aufgabe vor der Einführung neuen Systemen oder Technologien.

Für eine schnelle und effiziente Beschaffung muss nicht nur die Nachbestellung automatisch und digital erfolgen, auch interne Prozesse wie die Buchhaltung oder die Rechnungstellung müssen digital mit der Beschaffung verzahnt werden. Nur so lässt sich flexibel und agil auf Lieferengpässe und Ausfälle reagieren.

Die Corona-bedingten Lieferengpässe zeigen: In vielen Einkaufsabteilungen bedarf es einer Neujustierung von Beschaffungsstrategien. Insbesondere gilt es, die Digitalisierung des Einkaufs voranzutreiben.